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第4回関西STMTG議事録

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関西大会4thミート議事録 2012.4.15 問責　佐藤 〈午前の部〉全体ミート 【SGから】 〈大会後スアーについて〉 ・人数　7人〈スタッフ１人込み〉×　5グループ ・時間　13時から16時 ・予算　2000円くらい ・ コース　3つ スタッフ5人が3つのコースを把握　 ５月末までにスタッフは全コースを把握するように ・ 参加申込　レセプション時〈初めから終わり〉に申込専用ブースを設置 ・ 申込フォーム　名前記入蘭3名まで 　　　　　　　　　氏名、研究会、所属年数、参加会議、コース希望 雨天考慮…屋内スポットも考える 〈SGからのお願い〉 ・ メールやり取り時、CCに謙心さんのアドレスを入れる 企画書、ファイル系は全体MLに流す （各役職の状況を把握するため） 例 　ファイル①＿Plan 　↓全体メール ★ SG ★ DG　　　　　　★コメバする必要がある人（期限も設ける） ◯それ以外　メールをチェック 　　　　　　チェックしたら、ファイル名にチェック印を入れて最新メール　　　　　　　　　　　　　　　　　　　に返信 チェック例　「ファイル①　S,D,G…」←各役職の頭文字 　外部の人とメールする場合 そのメールを転送する　（各自判断して内容を削除・編集可） ◎意識すること ・全体メールを活用するなりして、情報共有をしっかりする 　各役職の現状把握 ・スケージュール管理をしっかりする 【DGから】 ・大会参加者人数　190人 　　各会議の人数・部屋について聞きたい 　 　　　　　　 ・基調講演者…小山田さん 　　　　　　4月末までに話の筋決定 ・BGチェック…詳細は後ほどMLで投下 〈担当割り振り〉 　ESS　　佐藤暁子 　C１　　 vol.1富田さん、vol.2　吉川君 　C2　　 加藤さん 　Ga-ple vol.1ティヌスさん、vol.2百花さん 　海洋法　優佳さん 【GMから】 カラー用紙…萌黄色 その他詳細は個別ミートで 【FM】 口座引き継ぎ完了　今後領収書を提出すれば、返金される場合もある 〈UFJ 口座番号〉 第12回模擬国連会議関西大会　財務統括　加藤菖子 店番　445　口座番号　0065440 UFJ　聖護院　支店 〈レセプションについて〉 　5000円以内に収まらないならホテル以外でやる→今後検討 　 【渉外から】 ・紙…三菱製紙にお願い ・助成金…審査中 コピー用紙の配達先（暫定）…京都（新町box、）神戸（謙心さん家）当日用（優佳さん家、謙信家さん　半分量ずつ） 【IMから】 ・ HP公開←何かあればコメントして下さい 更新版は後に送るので、コメバお願いします。 （Info→PR）協賛企業のロゴを入れるか否かを聞く 　裏HP→ファイルではないので懸命に名前　本文にコメント 【AGMから】 ・募集要項、ミート後全体MLします ・ 募集要項何部するかを聞く　研究会の住所・代表者名も（SG） 紙の発注、見積もり ・ 参加申込を1週間遅らす ↓ ・信任状、国割り、など２週間で用意 ・ BGセット発送　6月29日or30日　←大会セットは6月中に ◎大会案内執筆依頼 　5月7日締切り（暫定） 【HAから】 レセプション　値段交渉中 【Planから】 ・訪問用資料…スタッフ用資料 ・ 広報用写真 〈午後の部前半〉個別ミート　14時〜 〈午後の後半部〉16時15分〜 ◯吉川くんから 〈広報について〉 ・ 次週までに高校のリストアップ　（京都・大阪・兵庫中心に）を決定し、発表 ・ ビラ作成 ・ 企画書まとめたものを送るので、コメバお願いします ○さゆさんから ・関西大会の勉強会は、全体でまとめて行う ・予算の確認 ○ 優佳さんから 現状報告 ・宿泊費の問い合わせ中・調整中 ・レセプション　調整中 ・当日ミートの部屋準備中 　 ・募集要項の輪転日 募集要項　印刷に紙５０００枚（表紙除く）　京都2回　神戸　1回 　4月第4週目 ・ムービーについて ５月13日のミートで、ムービー上映 ↓修正 次週　完成版として送る ・ ポスター 5月1週目までに完成、2週目から貼っていく 【AGMから各役職へのお願い】 →DG　　・募集要項の部数把握…各研究会に問い合わせ、住所・代表者名、必要部数を聞いて下さい。 →PR、GM　　・紙の発注　いつ、どこに、だれに紙を送るかが確定したのち、各宛先へ送って下さい。 →HA　　レセプション、宿泊費、キャンセル料について、決定次第共有してください。 →Info 　・募集要項に載せる大会ロゴマークの作成　締切り4月20日（金） 　　　　・HPの参加申込（6月28日〜）時に、BGの申込が出来るように設定してください

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