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第5回STMTG議事録

「第5回STMTG議事録」(2012/05/14 (月) 18:47:00) の最新版変更点

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５th Meeting 議事録 問責　佐藤 【今後のスケジュール】 5月14日（月）大会案内ML共有①→全体でコメバ 　　18日（金）コメバ①締切り 　　19〜20日　編集〈AGM〉 　　21日（月）ML共有②→全体でコメバ 　　25日（金）コメバ②締切り 　　28日（月）　最終版共有 　 〈５月28日〜６月18日〉　第１募集期間 　第4週　28 日から、一斉広報 ・各研究会に行き、Movieを流して、募集要項を配って、広報する。 〈6月10日（日）〉６th　meeting @プレラ西宮 　○ To do リスト 　当日の動き　ロジック詰め 　プロシージャー会議について 　 〈6月11日〜17日〉（第3週）　 　 ・Info百花さん→AGM佐藤　参加申込者数を伝える ・ 大会案内輪転 　・GM→BGの表紙の発注 　〈大会案内セット〉 ・ 同封物リスト ・ BG ・ 大会案内 ・ 国割り表 ・ 信任状（解任状） 〈6月18日〜6月24日〉（第4週） 　・BG輪転（購入者の分も考えて多めに刷る） 　・DG　ディレクミート　ディレクと国割り調整・決定〈1週間で〉 　・信任状作成 〈6月30日〉　大会案内セット発送 〈７月2日〜9日〉　第2時募集期間　 上旬　当日案内執筆締切り ・当日資料作成 ・座席資料作成　 　 〈7月8日（日）〉7th meeting ＠新町 ○ To do リスト ・ 当日の動き確認 ・ 必要なものリストアップ ・ 当日資料　必要事項リストアップ ・ 基調講演者の対応について EX） ・座席資料 ・部屋割り ・記念品 ・基調講演の資料 〈7月４日（水）〉会場下見　17：00〜 〈８月21日〜23日〉　関西大会 【HAから】 会場下見→7月４日（水）暫定 インターネット→使わない 着替え部屋を特別に用意する必要性なし HA→クロークがどのようなものであるか確認 　　　最終の夜までクロークを取る チェックイン・アウトについて→個人で 【DGから】 〈基調講演について〉 内容について今後調整→大会テーマとその解説の執筆 【GMから】 〈信任状について〉 信任状のデザイン→昨年のものを土台→しょうこさん確認 信任状名前記入←さゆさん、他　主に京都で 　 ファイルの有無→買う方向で保留 〈解任状について〉 解任状→つくる　閉会式の時に渡す パーソナライズはしない 昨年はレセプション後、ファイルと一緒に渡した。 【FMから】 〈キャンセル料について〉 7月20日　キャンセル料締切り 　　　　　それ以降は、全額負担 〈理由〉20日までの時点で参加者が確定した形にしたいから。 　　　　差額の埋め合わせをするため。 お金を払わずにキャンセルした人←個人にメール・後に電話 対応の段階を決める必要有り 注意メール→警告→自動キャンセル ①次 １６月21日　第1次振込締切り　 　 22日　注意メール 　　　26日　催促メール 　　　28日　警告メール・電話 　　　30日　自動キャンセル　FM金額確認←参加者確認 ※ 30日　しょうこさんが合宿←ゆかさんにお願い ②次 ７月 13日　催促メール〈注意メール抜かす〉 　　 17日　警告メール 　　 19日　自動キャンセル 〈午後の部〉 〈レセプションについて〉 18時半〜20時半 出し物はするか→なしの方向で FM←レセプション時のデザートの有無を聞く 写真を誰が取るか→セクにお願い？ ○Music を流す ◯最後に会議で取った写真をプロジェクターで流す ○ たてぐらで閉める 【DGから】 〈大会ツアーについて〉 ○今後の予定　ビラについて ５月14日　ビラ案〈事務局と協力〉　MLで流れる→コメバ　 　　19日（金）ビラ完成 　　21日〈月〉〜広報開始 　6月３週目　2つ目の企画書完成 　　　 　すべての落とし込み作業は、7月の頭に完成させる 　6月30日まで　レジュメの章割り 　　　　　　　〈↑今年はレジュメを冊子にする〉 7月15日に完成　輪転は神戸〈30部くらい〉 8月12日に輪転 【SGから】 〈広報について〉 ○一般向けの広報 ① 大学生 ② 高校生 ○ 研究会向けの広報 ５月28日の週から、一斉に広報 〈方法〉 Movie→大会紹介→募集要項配布（10分程度） Movie のコメバ　15日　第１次版完成・共有　広報の仕方共有・確認 18日　　　コメバ締切り（スタッフ・ディレクから）暫定版完成 21・22日　再コメバ・修正 28日　　　第１次募集開始 〈広報の仕方〉 〈ポスター〉 日時・場所・参加費・募集期間・HP・テーマ・コンセプト 大きさ　A3 15日完成・共有→コメバ 18日にコメバ 21日に完成 配り先→関西圏で研究会が所属している大学 張る枚数→大学の規模を考慮 　　　　　研究会員に任せる ファミマなどでプリント 　　　　 〈大会中のプレスについて〉 『関西大会Walker』 次回のミートまでに下地を作ってくる 6月中にコメバ フォーマット←SG 〈観光ツアーについて〉 5月中神戸研でスタッフ集め 6月に場所のリストアップ 7月に場所決定 【Infoから】 〈HPについて〉 今週中（5月14日〜）に申込以外は、公開可能。 「昨年の関西大会参加者の声」をスタッフからも募集！ ディレク・スタッフ以外からも募集 〈HPに載せてほしいこと　DG→FM〉 ○国割りを選ぶときの参考（ディレクからの声） ○大会テーマとディレクのテーマ コメバは箇条書きに！ ５月1３日（日） 今までのコメバに対するリプライを流す 5月17日（木） HPの変更点・変更されていない点を共有　 募集要項を反映する作業 ↓ 公開 ↓ コメバ

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