第5回STMTG議事録


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th Meeting 議事録

問責 佐藤

【今後のスケジュール】

 

514日(月)大会案内ML共有①→全体でコメバ

  18日(金)コメバ①締切り

  1920日 編集〈AGM

  21日(月)ML共有②→全体でコメバ

  25日(金)コメバ②締切り

  28日(月) 最終版共有

 

〈5月28日〜6月18日〉 第1募集期間

 第4週 28 日から、一斉広報

・各研究会に行き、Movieを流して、募集要項を配って、広報する。

 

610日(日)〉6th meeting @プレラ西宮

 

 ○ To do リスト

 当日の動き ロジック詰め

 プロシージャー会議について

 

 

611日〜17日〉(第3週) 

 

Info百花さん→AGM佐藤 参加申込者数を伝える

  大会案内輪転

 ・GMBGの表紙の発注

 

 〈大会案内セット〉

  同封物リスト

  BG

  大会案内

  国割り表

  信任状(解任状)

 

618日〜624日〉(第4週)

 

 

 ・BG輪転(購入者の分も考えて多めに刷る)

 ・DG ディレクミート ディレクと国割り調整・決定〈1週間で〉

 ・信任状作成

 

630日〉 大会案内セット発送

 

 

〈7月2日〜9日〉 第2時募集期間 

 

上旬 当日案内執筆締切り

・当日資料作成

・座席資料作成 

 

78日(日)〉7th meeting  @新町

 

To do リスト

  当日の動き確認

  必要なものリストアップ

  当日資料 必要事項リストアップ

  基調講演者の対応について

EX

・座席資料

・部屋割り

・記念品

・基調講演の資料

 

7月4日(水)〉会場下見 1700

 

 

〈8月21日〜23日〉 関西大会

 

 

 

 

HAから】

会場下見→7月4日(水)暫定

インターネット→使わない

着替え部屋を特別に用意する必要性なし

HA→クロークがどのようなものであるか確認

   最終の夜までクロークを取る

チェックイン・アウトについて→個人で

 

DGから】

〈基調講演について〉

内容について今後調整→大会テーマとその解説の執筆

 

GMから】

〈信任状について〉

信任状のデザイン→昨年のものを土台→しょうこさん確認

信任状名前記入←さゆさん、他 主に京都で

 

ファイルの有無→買う方向で保留

 

〈解任状について〉

解任状→つくる 閉会式の時に渡す

パーソナライズはしない

昨年はレセプション後、ファイルと一緒に渡した。

 

FMから】

〈キャンセル料について〉

720日 キャンセル料締切り

      それ以降は、全額負担

〈理由〉20日までの時点で参加者が確定した形にしたいから。

    差額の埋め合わせをするため。

 

 

お金を払わずにキャンセルした人←個人にメール・後に電話

対応の段階を決める必要有り

注意メール→警告→自動キャンセル

 

①次

16月21日 第1次振込締切り 

     22日 注意メール

   26日 催促メール

   28日 警告メール・電話

   30日 自動キャンセル FM金額確認←参加者確認

 

  30日 しょうこさんが合宿←ゆかさんにお願い

 

②次

 7月 13日 催促メール〈注意メール抜かす〉

   17日 警告メール

   19日 自動キャンセル

 

〈午後の部〉

〈レセプションについて〉

18時半〜20時半

出し物はするか→なしの方向で

 

FM←レセプション時のデザートの有無を聞く

 

写真を誰が取るか→セクにお願い?

 

Music を流す

◯最後に会議で取った写真をプロジェクターで流す

  たてぐらで閉める

 

 

DGから】

〈大会ツアーについて〉

○今後の予定 ビラについて

5月14日 ビラ案〈事務局と協力〉 MLで流れる→コメバ 

  19日(金)ビラ完成

  21日〈月〉〜広報開始

 

 6月3週目 2つ目の企画書完成

   

 すべての落とし込み作業は、7月の頭に完成させる

 630日まで レジュメの章割り

       〈↑今年はレジュメを冊子にする〉

 

715日に完成 輪転は神戸〈30部くらい〉

 

812日に輪転

 

SGから】

〈広報について〉

○一般向けの広報

    大学生

    高校生

 

  研究会向けの広報

5月28日の週から、一斉に広報

〈方法〉

Movie→大会紹介→募集要項配布(10分程度)

 

Movie のコメバ 15日 第1次版完成・共有 広報の仕方共有・確認

18日   コメバ締切り(スタッフ・ディレクから)暫定版完成

2122日 再コメバ・修正

28日   第1次募集開始

 

〈広報の仕方〉

 

〈ポスター〉

日時・場所・参加費・募集期間・HP・テーマ・コンセプト

大きさ A3

 

15日完成・共有→コメバ

18日にコメバ

21日に完成

 

配り先→関西圏で研究会が所属している大学

張る枚数→大学の規模を考慮

     研究会員に任せる

 

ファミマなどでプリント

    

大会中のプレスについて〉

『関西大会Walker

次回のミートまでに下地を作ってくる

6月中にコメバ

フォーマット←SG

 

観光ツアーについて〉

5月中神戸研でスタッフ集め

6月に場所のリストアップ

7月に場所決定

 

 

 

Infoから】

HPについて〉

今週中(514日〜)に申込以外は、公開可能。

 

「昨年の関西大会参加者の声」をスタッフからも募集!

ディレク・スタッフ以外からも募集

 

HPに載せてほしいこと DGFM

○国割りを選ぶときの参考(ディレクからの声)

○大会テーマとディレクのテーマ

 

コメバは箇条書きに!

 

5月13日(日)

今までのコメバに対するリプライを流す

517日(木)

HPの変更点・変更されていない点を共有 

募集要項を反映する作業

公開

コメバ

 

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