５th Meeting 議事録
問責 佐藤
【今後のスケジュール】
5月14日（月）大会案内ML共有①→全体でコメバ
18日（金）コメバ①締切り
19〜20日 編集〈AGM〉
21日（月）ML共有②→全体でコメバ
25日（金）コメバ②締切り
28日（月） 最終版共有
〈５月28日〜６月18日〉 第１募集期間
第4週 28 日から、一斉広報
・各研究会に行き、Movieを流して、募集要項を配って、広報する。
〈6月10日（日）〉６th meeting @プレラ西宮
○ To do リスト
当日の動き ロジック詰め
プロシージャー会議について
〈6月11日〜17日〉（第3週）
・Info百花さん→AGM佐藤 参加申込者数を伝える
・ 大会案内輪転
・GM→BGの表紙の発注
〈大会案内セット〉
・ 同封物リスト
・ BG
・ 大会案内
・ 国割り表
・ 信任状（解任状）
〈6月18日〜6月24日〉（第4週）
・BG輪転（購入者の分も考えて多めに刷る）
・DG ディレクミート ディレクと国割り調整・決定〈1週間で〉
・信任状作成
〈6月30日〉 大会案内セット発送
〈７月2日〜9日〉 第2時募集期間
上旬 当日案内執筆締切り
・当日資料作成
・座席資料作成
〈7月8日（日）〉7th meeting ＠新町
○ To do リスト
・ 当日の動き確認
・ 必要なものリストアップ
・ 当日資料 必要事項リストアップ
・ 基調講演者の対応について
EX）
・座席資料
・部屋割り
・記念品
・基調講演の資料
〈7月４日（水）〉会場下見 17：00〜
〈８月21日〜23日〉 関西大会
【HAから】
会場下見→7月４日（水）暫定
インターネット→使わない
着替え部屋を特別に用意する必要性なし
HA→クロークがどのようなものであるか確認
最終の夜までクロークを取る
チェックイン・アウトについて→個人で
【DGから】
〈基調講演について〉
内容について今後調整→大会テーマとその解説の執筆
【GMから】
〈信任状について〉
信任状のデザイン→昨年のものを土台→しょうこさん確認
信任状名前記入←さゆさん、他 主に京都で
ファイルの有無→買う方向で保留
〈解任状について〉
解任状→つくる 閉会式の時に渡す
パーソナライズはしない
昨年はレセプション後、ファイルと一緒に渡した。
【FMから】
〈キャンセル料について〉
7月20日 キャンセル料締切り
それ以降は、全額負担
〈理由〉20日までの時点で参加者が確定した形にしたいから。
差額の埋め合わせをするため。
お金を払わずにキャンセルした人←個人にメール・後に電話
対応の段階を決める必要有り
注意メール→警告→自動キャンセル
①次
１６月21日 第1次振込締切り
22日 注意メール
26日 催促メール
28日 警告メール・電話
30日 自動キャンセル FM金額確認←参加者確認
※ 30日 しょうこさんが合宿←ゆかさんにお願い
②次
７月 13日 催促メール〈注意メール抜かす〉
17日 警告メール
19日 自動キャンセル
〈午後の部〉
〈レセプションについて〉
18時半〜20時半
出し物はするか→なしの方向で
FM←レセプション時のデザートの有無を聞く
写真を誰が取るか→セクにお願い？
○Music を流す
◯最後に会議で取った写真をプロジェクターで流す
○ たてぐらで閉める
【DGから】
〈大会ツアーについて〉
○今後の予定 ビラについて
５月14日 ビラ案〈事務局と協力〉 MLで流れる→コメバ
19日（金）ビラ完成
21日〈月〉〜広報開始
6月３週目 2つ目の企画書完成
すべての落とし込み作業は、7月の頭に完成させる
6月30日まで レジュメの章割り
〈↑今年はレジュメを冊子にする〉
7月15日に完成 輪転は神戸〈30部くらい〉
8月12日に輪転
【SGから】
〈広報について〉
○一般向けの広報
① 大学生
② 高校生
○ 研究会向けの広報
５月28日の週から、一斉に広報
〈方法〉
Movie→大会紹介→募集要項配布（10分程度）
Movie のコメバ 15日 第１次版完成・共有 広報の仕方共有・確認
18日 コメバ締切り（スタッフ・ディレクから）暫定版完成
21・22日 再コメバ・修正
28日 第１次募集開始
〈広報の仕方〉
〈ポスター〉
日時・場所・参加費・募集期間・HP・テーマ・コンセプト
大きさ A3
15日完成・共有→コメバ
18日にコメバ
21日に完成
配り先→関西圏で研究会が所属している大学
張る枚数→大学の規模を考慮
研究会員に任せる
ファミマなどでプリント
〈大会中のプレスについて〉
『関西大会Walker』
次回のミートまでに下地を作ってくる
6月中にコメバ
フォーマット←SG
〈観光ツアーについて〉
5月中神戸研でスタッフ集め
6月に場所のリストアップ
7月に場所決定
【Infoから】
〈HPについて〉
今週中（5月14日〜）に申込以外は、公開可能。
「昨年の関西大会参加者の声」をスタッフからも募集！
ディレク・スタッフ以外からも募集
〈HPに載せてほしいこと DG→FM〉
○国割りを選ぶときの参考（ディレクからの声）
○大会テーマとディレクのテーマ
コメバは箇条書きに！
５月1３日（日）
今までのコメバに対するリプライを流す
5月17日（木）
HPの変更点・変更されていない点を共有
募集要項を反映する作業
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公開
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コメバ
