第4回関西STMTG議事録


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関西大会4thミート議事録
2012.4.15
問責 佐藤
〈午前の部〉全体ミート
【SGから】
〈大会後スアーについて〉

  • 人数 7人〈スタッフ1人込み〉× 5グループ
  • 時間 13時から16時
  • 予算 2000円くらい
  • コース 3つ

スタッフ5人が3つのコースを把握 
5月末までにスタッフは全コースを把握するように

  • 参加申込 レセプション時〈初めから終わり〉に申込専用ブースを設置
  • 申込フォーム 名前記入蘭3名まで
         氏名、研究会、所属年数、参加会議、コース希望

雨天考慮…屋内スポットも考える

〈SGからのお願い〉
  • メールやり取り時、CCに謙心さんのアドレスを入れる
企画書、ファイル系は全体MLに流す
(各役職の状況を把握するため)

 ファイル①_Plan
 ↓全体メール
★ SG
★ DG      ★コメバする必要がある人(期限も設ける)
◯それ以外 メールをチェック
      チェックしたら、ファイル名にチェック印を入れて最新メール                   に返信

チェック例 「ファイル① S,D,G…」←各役職の頭文字

 外部の人とメールする場合
そのメールを転送する (各自判断して内容を削除・編集可)

◎意識すること
  • 全体メールを活用するなりして、情報共有をしっかりする
 各役職の現状把握
  • スケージュール管理をしっかりする

【DGから】
  • 大会参加者人数 190人
  各会議の人数・部屋について聞きたい


  • 基調講演者…小山田さん
      4月末までに話の筋決定


  • BGチェック…詳細は後ほどMLで投下
〈担当割り振り〉
 ESS  佐藤暁子
 C1   vol.1富田さん、vol.2 吉川君
 C2   加藤さん
 Ga-ple vol.1ティヌスさん、vol.2百花さん
 海洋法 優佳さん

【GMから】
カラー用紙…萌黄色
その他詳細は個別ミートで


【FM】
口座引き継ぎ完了 今後領収書を提出すれば、返金される場合もある

〈UFJ 口座番号〉
第12回模擬国連会議関西大会 財務統括 加藤菖子
店番 445 口座番号 0065440
UFJ 聖護院 支店

〈レセプションについて〉
 5000円以内に収まらないならホテル以外でやる→今後検討


【渉外から】
  • 紙…三菱製紙にお願い
  • 助成金…審査中

コピー用紙の配達先(暫定)…京都(新町box、)神戸(謙心さん家)当日用(優佳さん家、謙信家さん 半分量ずつ)

【IMから】
  • HP公開←何かあればコメントして下さい
更新版は後に送るので、コメバお願いします。

(Info→PR)協賛企業のロゴを入れるか否かを聞く

 裏HP→ファイルではないので懸命に名前 本文にコメント

【AGMから】
  • 募集要項、ミート後全体MLします
  • 募集要項何部するかを聞く 研究会の住所・代表者名も(SG)
紙の発注、見積もり

  • 参加申込を1週間遅らす
  • 信任状、国割り、など2週間で用意
  • BGセット発送 6月29日or30日 ←大会セットは6月中に

◎大会案内執筆依頼
 5月7日締切り(暫定)

【HAから】
レセプション 値段交渉中

【Planから】
  • 訪問用資料…スタッフ用資料
  • 広報用写真

〈午後の部前半〉個別ミート 14時〜

〈午後の後半部〉16時15分〜

◯吉川くんから
〈広報について〉
  • 次週までに高校のリストアップ (京都・大阪・兵庫中心に)を決定し、発表
  • ビラ作成
  • 企画書まとめたものを送るので、コメバお願いします




○さゆさんから
  • 関西大会の勉強会は、全体でまとめて行う
  • 予算の確認

○ 優佳さんから
現状報告
  • 宿泊費の問い合わせ中・調整中
  • レセプション 調整中
  • 当日ミートの部屋準備中


  • 募集要項の輪転日
募集要項 印刷に紙5000枚(表紙除く) 京都2回 神戸 1回
 4月第4週目

  • ムービーについて
5月13日のミートで、ムービー上映
↓修正
次週 完成版として送る

  • ポスター
5月1週目までに完成、2週目から貼っていく




【AGMから各役職へのお願い】

→DG  ・募集要項の部数把握…各研究会に問い合わせ、住所・代表者名、必要部数を聞いて下さい。

→PR、GM  ・紙の発注 いつ、どこに、だれに紙を送るかが確定したのち、各宛先へ送って下さい。

→HA  レセプション、宿泊費、キャンセル料について、決定次第共有してください。

→Info  ・募集要項に載せる大会ロゴマークの作成 締切り4月20日(金)
    ・HPの参加申込(6月28日〜)時に、BGの申込が出来るように設定してください
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